この記事で書きたいのは、大体以下のようなことです。

・次女の学校で文化祭のような出し物がありました
・次女がグループのまとめ役になって、色々調整することになりました
・何をどうまとめればいいのか悩んでいました
・関係者を書き出して、「誰に」「何を」「いつ」伝えればいいのか考えると良い、とアドバイスしました
・やってることステークホルダー管理だなーと思いました
・ステークホルダー管理は、日常生活でも役に立つ場面が非常に多く、身につけておきたいスキルです
・こういう経験が、将来何かの役に立つとよいですよね

以上です。よろしくお願いします。

 

さて、書きたいことは最初に全部書いてしまったので、後はざっくばらんにいきましょう。

しんざき家には子どもが3人いるのですが、いつの間にか上の子は高校生、下の双子は中学生になってしまいました。近年時間の流れが速すぎて、アインシュタインってマジ正しいんだなーと感心しています。相対性理論を誤解しているような気もしますが。

 

ちょっとしたことなんですが、最近次女とやり取りしたことについて、結構有益な話が出来た気がしており、もしかすると誰かの参考になるかもなと思って書いておきたくなりました。

 

次女の中学はイベントが多く、色んな出し物や発表会が行われます。内容もバリエーションに富んでおり、親が見に行けるイベントもあれば、クラス対抗で競うイベントも、生徒が手作りで用意するイベントもあり、横から見ていても楽しそうだなーと思っていました。

で、その時開催される予定だったのは、「学習発表会」というような名前のイベントでした。なんでも、クラスでいくつかのグループを作って、そのグループの中でテーマや役割を決めて、そのテーマについて実際に取材し、調べたことを説明するのだとか。夏休みの自由研究をグループ単位にして、プレゼン会を加えたような感じでしょうか。

 

次女は積極的な性格でして、学校での役職について、「やってみたいひとー？」と聞かれたら自分から手を上げる方です。私がそういうところ極めて消極的だったので、この点はとても偉いなーと感心しています。まあ、後から「引き受けなきゃよかったー！」と頭を抱えることも割とあるんですが。

今回も次女はその積極性を発揮しまして、グループ内のリーダーというか、まとめ役を引き受けたらしいんです。

 

で、これは以前も書いたんですが、次女は「弱音を非常に可視化しやすい」という特性をもっていまして、何か困ったことがあればその辺をごろごろ転がり始めるのですぐ分かります。助け船を出しやすいので、親としては非常に助かっています。

で、例にもれず、足をばたばたさせながらリビングを転がっていたので、「どうしたの？」と聞いてみました。

「学習発表会のまとめ役、何すればいいのかわかんない……」

 

ふむ、と思いまして、ヒアリングをしてみました。

「そっか、まとめ役引き受けたの、大変なのに偉いなー。まとめ役の仕事って、先生何か説明してた？」

「取材の予定とか合わせたり、関係者に説明したりするんだよって。みんなで取材にいくなら親にも言わないとだねって」

「へえ、そこまでするのか」

普通に感心しました。

 

次女の中学では、連絡用にクラウドサービスを使っており、クラスの友人や先生から保護者まで、参加メンバーを選んでグループチャットを作り、そのチャット上でやり取り出来ます。部活の大会の予定から友達と会う約束まで、幅広く利用されています。

この辺、次女の中学が先進的なのか、最近は普通なのか分からないのですが、昔とは偉い違いだよなーと思います。昔は連絡網のプリント配られて電話番号共有されて、一件一件電話したりしてましたよね。それが今じゃクラウドです。びっくりですね。

「みんなで取材いくんだっけ？どこいくの？」

「○○博物館。××のこと調べるの」

「じゃあ、チャットルーム作って、必要なこと連絡しないといけないってことかな？」

「でも、チャットって作る時に誰入れるのか選ばないといけないし。作っても、何書けばいいのかよくわかんない……」

 

なるほど。

つまり次女は、まとめ役の「役割」を理解してはいても、「予定調整」や「関係者への連絡」という言葉を、具体的に言語化出来てはいない、という状況にあるようでした。

一般的には、「関係者」と言えば子どもと親、場合によっては先生や部活の先輩といったところがせいぜいで、みんなのスケジュールを確認して、空き日程を確保してスケジュール決め、どこかに出かけるなら親にも了解をとる、といったところになるでしょう。

 

とはいえ、それが自然に分かるのはある程度「事前調整をしてみんなで集まる」経験をしているからこそで、そういった具体的なイメージがなければ戸惑ってしまうのは当然のことです。

当たり前と言えば当たり前で、ついこの間まで小学生だった次女にとって、「調整」というのは未知の単語です。友達と一対一で「学校の後遊ぼうね」と約束が出来れば、それで小学生の処理能力としては十分でした。

その上で「グループの予定調整」という一段階上のタスクを子どもにやらせるというのは、学校のイベントとしてはそこそこ先進的なものに思えました。先生がどこまで任せているのか分かりませんが、生徒にとっては相当チャレンジャブルでしょう。

 

まあ、先にネタバラシをしてしまうと、取材など親にも了解が必要そうなことについては学校からも別途連絡が来ていたので、状況は大体把握していたのですが。

「ああ、そういう調整とかってすげー大変だよな」

「パパもやってるの」

「めっちゃやってる。最近はそれが本業まである。ちょっとだけ一緒に練習してみようか」

 

折角の機会なので、「グループで何かをする時、まとめ方には決まったやり方がある」と言ってから、こんなことを教えてみました。

・まず、「誰に」伝えないといけないのか、関係者を全部メモに書き出してみる
・それぞれの人が「何を」知っていないといけないのか考えてみる
・それぞれ「いつまでに」返事をもらわないといけないかを考える
・(今回は多分そこまでやる必要はないけど)場合によってはチャットを分けて、必要なメンバーを入れたチャットを作る
・挨拶や連絡の文章はwebで調べて適当に改変する
・(これも多分今回は必要ないけど)進捗確認の頻度を決めて、必要なら定期的に進捗MTGをする、ないし確認を投げる

 

要は、プロジェクトマネジメントにおけるステークホルダー管理とコミュニケーション計画なんですよね、これ。

 

ステークホルダーって「利害関係者」のことなんですけど、あるプロジェクトを実施する時、その活動に関係するすべての人や団体を示します。そして、それら関係者を把握して、良好な関係を築きつつ、円滑な連絡を回すのがステークホルダー管理です。

今回のケースの場合、ステークホルダーは「グループの生徒」「生徒の保護者」「先生」「部活の先生、先輩」くらいになるでしょう。

 

次に、それぞれのステークホルダーに何を知らせればいいか考える。

生徒間では当然「いつなら取材にいけるか」「日程はどうするか」「当日はどう動くか」「どうまとめるか」などを相談しないといけませんし、親には子どもたちで取材することや入館料の許可をもらわないといけません。先生は事前に事情を知っているので把握だけしておいてもらえばいい。部活の調整はまあ各自で良いでしょう。

 

で、取材の日程から逆算して、いつまでに何を合意出来ていればいいか考える。返事がなかなかこなければ催促する。

こういったことを説明すると、「何をすればいいか」のイメージが出来たらしく、「やってみる！」とノートパソコンに向かって、しばらくバタバタした後、次女は「出来た！！」と言いました。この後、実際に博物館にも行ってまとめ資料も作って、プレゼンもそれなりにいい評価をもらえたようなので、まあうまくいったと考えて良いのでしょう。

 

正直、この辺先生が説明していなかったのか、あるいは生徒が自分たちで考えるべきだったのかについては、いまひとつ分かっていない部分もあります。多分、放っておいてもなんとかはなったでしょう。

とはいえ、折角「複数人で何かを作り上げる」「その舵取りをする」というチャンスがあったのだから、どうせなら今後同じことをする為のテンプレートをしっかり作ってあげたいと、その手伝いが出来るといいなあと思ったため上記のような口出しをした、という次第なのです。

 

***

 

ステークホルダー管理に限らず、例えばPMBOK(プロジェクトマネジメントの知識を体系化したもの)で定義されているようなプロジェクト管理のノウハウは、実際のところシステム開発だけでなく、ありとあらゆる場面で有用です。イベント運営でも、マンション管理組合の調整でも、町内会の相談でも、仲間内でちょっと遊ぶだけでも使える場面はあるでしょう。

 

大体、プロジェクト管理って「人間が複数人集まって何かやろうとしている時、それを円滑に回すこと」を目的としているので、そりゃいくらでも使い道、使いどころがあるんですよね。

この辺、体系的に学ぼうとしたら大変でも、ちょっとずつつまみ食い的にでも役立てる、身につけられる部分はあるんじゃないかな、と。

そういったことを、なんとなくでも、ちょっとした機会に子どもたちに伝えていって、将来少しでも役に立てる場面に突き当たってくれればいいなあ、と。いつか、「あ、これ進研ゼミでやったとこだ！」的な体験をしてくれるといいなあ、と。

 

そんな風に考えている次第なのです。

今日書きたいことはそれくらいです。

 

 

 

 

 

 

【著者プロフィール】

著者名：しんざき

SE、ケーナ奏者、キャベツ太郎ソムリエ。三児の父。

レトロゲームブログ「不倒城」を2004年に開設。以下、レトロゲーム、漫画、駄菓子、育児、ダライアス外伝などについて書き綴る日々を送る。好きな敵ボスはシャコ。

ブログ：不倒城

Photo：Hanna Morris