職業柄、昔から人の「説明」を聞くことがとても多かった。
会社の現状、技術的な見解、商品のスペック、あるいは人の経歴についての話もあった。
そして、説明がとても上手な人もいれば、下手な人もいることを知った。
例えば、こんな具合だ。
「では、御社の事業説明をお願いします」
「わかりました、こちらが会社案内です」
「では、始めてください。」
「はい、では1ページ目をご覧ください。弊社の主要な株主は……全国に展開しており……事業所は……」
……５分経過
「では次は、弊社の主要な事業です。おもに３つあり……」
「（退屈だな……後ろのページでも見ているか）」
……５分経過
「次に今回お問い合わせの商品についてです……こちらの……」
「（その話はもうサイトで見たからいいよ……話ながいな……内職でもするか）」
……５分経過
「以上となりますが、なにかご質問はありますか？」
「………いえ。」
例えば上のように「資料の最初から、順番に読み上げてしまう行為」は、「説明能力の低い人」がやりがちな行為だ。
相手は退屈し、話を聞いてもらえない。
また「この人能力低いな……」と思われてしまうことすらある。
誤解の無いように言っておくと、説明が下手だからと言って、その内容まで悪いわけではない。
説明の巧拙と、その内容の良し悪しはあまり関係がない。
だから「説明がヘタだから」という程度の理由で、その人の話を聞かないのはとてももったいないし、損をしていると思う。
とはいえ、ビジネスでは皆忙しい。
その結果、「説明に与えられる時間」があまりにも少ないので、説明が下手だと、中身を聞いてもらえないことがある。
だから、「説明」については訓練を受けた。
報告するとき、プレゼンテーションをするとき、セミナーの講師をするとき。
そうして自分自身でも実践をするうちに、「説明の上手い人」と「説明のヘタな人」の差が、どこに出やすいのかを、すこしずつ認識できるようになる。
そして新人たちは、「これはマネできそう」と思うところから、積極的にその技術を取り入れていった。
＊
では、「説明能力」の高低がよく現れる場所はどこなのだろうか？
そもそも「説明能力が高い」とはどういうことなのか。
我々の認識では、
「相手が聞きたい（であろう）ことを話し、相手の疑問をすぐに解消する」
ことができれば、「説明能力が高い」とみなされた。
つまり、流暢に話したり、人を惹きつける話すこととは全く異なる技術だ。
「話は面白かったけど、なにを説明してもらったのか全く残らなかった」ではもちろんダメである。
そして意外かもしれないが「わかりやすい説明」というだけでもダメだ。
例えば、「説明はわかりやすかったけど、あとから考え直すと、疑問だらけ」ということは決して珍しくない。
これは平たく言えば、「相手を丸め込んでいるだけ」なので、あとからトラブルになるケースが多く、ビジネスシーンではおすすめできない。
「そんなこと、当たり前じゃない？今更言われるまでもないよ」と思う方も多いだろう。
だが、これは当たり前ではない。
その場にいる人全員が「イマイチな説明だな……」とうんざりしているシーンに良く出くわした。
では、どうすれば「説明力が高い」とみなされるだろうか。
例えば、このようになる。
「御社の事業説明をお願いします」
「わかりました、こちらが会社案内です」
「では、始めてください。」
「はい、あ、弊社のコーポレートサイトはすでにご覧頂いておりますでしょうか？」
「はい、見ております。」
「ありがとうございます！それでは……目次をご覧ください、資料の中でご興味のある部分はございますでしょうか？」
「えー、貴社のプロダクトについて詳しく知りたいと思っています。」
「はい、では２０ページをご覧ください。弊社の開発体制や事業の沿革などは飛ばしますがよろしいでしょうか？」
「そこはいいです。プロダクトの実績が知りたいです。」
「承知しました、では２０ページの下段を御覧ください。弊社ではすでに１００社を超える導入実績を誇っています。特に御社と同様の金融業界では……」
……５分経過
「なるほど、金融の実績がかなり豊富ですね。」
「はい、こちらの部分で、詳しくお聞きになりたい点や、追加でのご質問はありますか？」
「いえ、大丈夫です。この取り組みは非常にに興味深いですね、ありがとうございます。」
「関連の深い部分として、品質保証についてのご説明も可能です。」
「では、品質保証についてお願いします。」
「承知いたしました！では３２ページをご覧ください……」
以上のように、説明能力の高い人は「相手の知りたいこと」だけに説明を絞り込む。
そして、相手に都度「確認」を求め、「質問」を誘導する。
＊
「なんかややこしいな」と思った方もいるかも知れない。
しかしこれは単なる技能であり、落ち着いてやれば、誰にでも真似ができる。
しかも、とても簡単なので、ちょっと訓練を受ければ使いこなすことが可能だ。
もちろんこれは単なる「話し方」の技能なので、話の中身が良くないと、結局受け入れてもらうことはできない。
が、新人でもすぐにできるようなことなので、知っておいて損はないと思う。
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(2024/12/6更新）
【著者プロフィール】
安達裕哉
生成AI活用支援のワークワンダースCEO（https://workwonders.jp）｜元Deloitteのコンサルタント｜オウンドメディア支援のティネクト代表（http://tinect.jp）｜著書「頭のいい人が話す前に考えていること」41万部（https://amzn.to/49Tivyi）｜
◯Twitter：安達裕哉
◯Facebook：安達裕哉
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