所要時間たった１分。あなたの文章をわかりやすくする３つのポイント

ビジネスパーソンにとって、なぜ「書く力」が必要なのか

皆さんは仕事で文書を書く機会があるだろうか。営業であれば日報を書いたり、マーケティング担当であれば、こんな風にブログ記事を書いている人もいるかもしれない。

書くことが本業ではないという人でも、お客さんや社内の関係者にメールを書く機会はあると思う。最近はチャットツールなどの発達で、仕事のやりとりはメールやチャットで済ますという人も多いのではないだろうか。

私も仕事のやりとりはメールで済ますことが多いのだが、時にメールの書き方が悪く、仕事に支障をきたすことがある。何度もやりとりをした上に手戻りが発生し、なかなか仕事が進まない。

仕事で使う以上、メールは立派なビジネス文書だ。

そして、そもそもビジネス文書の目的は、その趣旨を読み手に理解してもらい、意図する通りに行動を起こしてもらうことだ。

いくら丁寧に時間をかけてメールを書いたとしても、依頼内容を理解してもらえない、相手が行動を起こしてくれなければ結果的には意味がない。

普段そこまで意識してメールを書いているだろうか。最悪の場合、読み手はあなたのメールをいつもわかりにくいと感じている。読んですらいないかもしれない。

それでも「あなたのメールはいつもわかりにくいです」と指摘されることはない。心の中で「メールがわかりにくい人」という烙印を押されて終わりだ。

「書く力」が、あなたのビジネスの成果を左右する・・・というのは言い過ぎかもしれないが、隠れた必須スキルであることは間違いないだろう。

わかりやすい文書を書く最大のコツは、書く前に「誰に」「何を伝えるか」をじっくり考えて決めることである。

書くのが上手な人は、共通してこのプロセスを重視している。逆説的だが、このプロセスを怠ると後で余計に時間がかかることになる。

書くのが苦手な人は、パソコンに向かってすぐに文字を打ち始める。締め切りまでに返信してもらいたいのか、あるいは部署に回覧してもらいたいのか、メールの目的やゴールを決めずにとにかく書き始める。

結局途中で手が止まり、読み返したところで何を言いたいのかわからない文章が出来上がっている。時間もないので「ま、いいか」と送信ボタンを押すが、相手からは一向にメールの返事が返ってこない。

忙しい人ほど焦って書き出したくなる気持ちはとってもわかるが、まずはその衝動を抑えてみよう。 むやみやたらと書き始めず、「誰に」「何を伝えるか」を考える。たった１分でもいいから考える。この２つさえ決まってしまえば非常にわかりやすいメールになるし、何しろ書き手自身が楽になる。

心に響かない文書は、たいてい「読み手」が不在である。特に報告書やブログ記事など、不特定多数に向けた文書で起きやすい。誰にでも受けそうな文書は、結局誰の心にも届かない。

逆に、読み手の人物像が明確になれば、どうすればその人に伝わる表現や構成になるか、自然と考えるようになる。どの言葉を選べば相手に刺さるメッセージになるのか、どうしたら行動を起こしてくれるか。その人の気持ちを想像しながら書く。すると文章に熱がこもり、その人に伝わる言い回しや表現になる。

時にラブレターのように、時に親が子供を諭すように、どのような書き方が一番響くのかを考えながら書く。

世の中には様々なハウツーが溢れているが、何よりも大事なのは、文を書きながら相手を想う気持ちだと思っている。

たまに終始言いたいことだけを言い放った、自分よがりの文章を見ることがある。

しかし書くことはコミュニケーションの一部であり、相手がいて初めて成り立つもの。どんな書き方がわかりやすいか、どんな言葉を付け足せば喜んでくれるか、そんな風に読み手の気持ちを想像して書けば、きっと想いは伝わるのではないだろうか。

とはいえ、いきなり誰もが感嘆する素晴らしい文書が書けるようになるわけではない。

バットの素振りと一緒で、基本の型を習ったら、まずはたくさん振ってみる。その後コーチに見てもらい、フォームを改善してもらう。

文書も同じで、まずは基本ルールをおさえてとにかく書く。書いたものを添削してもらう。添削箇所をさらに書き直す。ひたすら書いて添削を繰り返すことが、書く力を身につける最短の道である。

一見地味な「書く」という行為を続けていると、実はものすごいおまけが付いてくる。それは「考える力」である。

文章は、頭の中で考えたことが見える化されたもの。頭の中身がぐちゃぐちゃな人は、文章もぐちゃぐちゃである。逆に論理的な文章を書きながら頭の中がぐちゃぐちゃという人はいない。これは「書く」だけでなく「話す」場合も一緒だ。

「メールがわかりにくい」「話がわかりにくい」と言われる人は、実はアウトプット前段階の「考える」力の弱さに原因があることが多い。

人間は自分の思考する以上に書くことはできない。だからこそ、書く前に「誰に」「何を伝えたいのか」をしっかり考える必要がある。この約束を守れば、きっとあなたの文書はわかりやすいものになるはずだし、心を動かされる人さえ出てくるだろう。

−筆者− 大島里絵（Rie Oshima）：経営コンサルティング会社へ新卒で入社。その後シンガポールの渡星し、現地で採用業務に携わる。日本人の海外就職斡旋や、アジアの若者の日本就職支援に携わったのち独立。現在は「日本と世界の若者をつなげる」ことを目標に、フリーランスとして活動中。