3421325478_af5ed8b942_z仕事柄、私はマニュアルを作成することが非常に多かった。顧客のマニュアルから、自社のマニュアルまで、数々の業務について幅広くマニュアルを作った。

その中でも比較的どの会社でも作られているのが「報告ルール」である。報告は重要な仕事の一つであるため、殆どの会社は自発的な報告だけに任せず、何かしらの報告ルールを持つ。

 

だが、報告ルールを作るのは意外に難しい。思っていた粒度で上がってこなかったり、知りたいとことが報告されなかったりするケースが多く、ルール作りで苦労している会社が多いようだ。

 

 

例として、あるプロジェクトを想定する。これからチームの進捗報告ルールを作ると仮定しよう。

この中で「自分の作業の状況を、毎週報告する」というルールをレベル別に表すと以下のようになる。

 

 

レベル1.

自分の作業の状況を、毎週報告せよ

恐らく最初の1カ月から3カ月しか守られない。守られたとして報告の粒度はバラバラで、質が低いことが多い。ただしメンバーが全員優秀である場合は、これでも十分回る。

 

レベル2.

遅れを発見し、それに対する対策を早めに取るため、自分の作業の状況を、毎週報告せよ

ルールの目的を伝えることで、報告の質はレベル1.よりも上がる。ただし、粒度は各人でそれほど変化がない。

 

レベル3.

自分の作業の状況を、遅れを発見するために以下の項目に従って毎週報告せよ。

・項目1 進捗状況

・項目2 想定されるリスク

・項目3 リスクへの対策

・項目4 リーダーへの依頼事項

・項目5 備考

項目を指定し、場合によっては報告のフォーマットを指定することで、格段に報告の質が向上する。この辺りから「しっかりとしたルール感」が出る。ちょっとしたプロジェクトでも、この辺りまでは決めているだろう。

 

レベル4.

自分の作業の状況を、遅れを発見するために「この項目、および基準に従って」毎週報告せよ。

・項目1 進捗状況 (進捗の計測基準は以下のように行う…)

・項目2 想定されるリスク (リスクの定義は以下のとおり…)

・項目3 リスクへの対策 (対策には以下の条件を含めること…)

・項目4 リーダーへの依頼事項 (依頼事項は以下の条件をみたすこと…)

・項目5. 備考

項目だけではなく、項目の定義と基準を明確に定めることで、報告の質を相当程度まで上げることができる。基準を定めることで、報告を受けるリーダーや上司も、的確な判断がやりやすくなる。

 

レベル5.

レベル4.までの内容に追加して、「このような報告はしてはいけない」という事例を基準に盛り込む

・進捗の計測は、「現在までに終わっている作業」に限定し、「今手を付けている作業」は含めない。

・想定されるリスクに、対策済みのリスクは挙げない。

など

いわゆる「悪い例」を挙げることで、報告の精度をさらに高めることができる。「良い例」は事例が少ないが、「悪い例」はルールを導入してしばらく経つと数多く集まってくるので、「悪い例」を盛り込んでいくことは重要な作業である。

 

レベル6.

レベル5.までの内容に追加して、「周知の方法」、「ルールの改定の方法」を定める。

・これらのルールは、チームメンバーがプロジェクトに参加した都度、最初にリーダーから説明がなされる。

・1ヶ月に1回、進捗報告会議の中で報告ルールの改善について議題にする。リーダーの承認をうけ、ルールが改定される。改定されたルールは1週間以内にリーダー、もしくは指名を受けた代理人がメンバーに周知する。

など

いかに優れたルールを作っても、周知をしなければ守られないし、またいずれルールは陳腐化する。したがって、ルールには周知と改定というメタルールを定めなくてはならない。

10名を超えるプロジェクトや、人の入れ替わりが頻繁にあるプロジェクトでは、こう言ったメタルールが必要となってくる。

 

レベル7.

レベル6.までの内容に追加して、「インセンティブ、および罰則」を定める。

・報告の遵守率、および違反率は半期毎の人事評価ミーティングにおいて参考情報となる。

など

重要なルールとして、究極までルールの遵守率を高めるのであれば、インセンティブや罰則を定める必要がある。「何も罰則まで…」という場合もあるが、これらのルールが有るかどうかは、遵守率に大きく影響がある。

ただし、罰則については士気の低下を招く場合があるので、ルールの重要度とのバランスを考慮しなければならない。

 

 

もちろん、あらゆるプロジェクトでレベル7.まで行う必要は全くない。報告の重要性や頻度、メンバーの人数や能力に従って使い分けていただければ幸いである。

 

 

 

【お知らせ】
オウンドメディア運営の適切な目標設定をBooks&Apps及び50社以上のオウンドメディア運用支援で得られた知見をもとに解説します。

ゼロから始める オウンドメディア運営 目標設定編
資料をプレゼント。


これからオウンドメディアをはじめる企業さま、現在運用中の企業さま全てにお役に立つ資料です。ぜひご活用ください。

資料ダウンロードページはこちら↓
https://https://tinect.jp/library/zero/
メールアドレス宛てに資料が自動送信されます。

 

・筆者Facebookアカウント https://www.facebook.com/yuya.adachi.58 (フォローしていただければ、最新の記事をタイムラインにお届けします)

・【大学探訪記】を始めました。

「研究が楽しい」「研究成果を知ってほしい」「スタートアップを立ち上げた」

という学部生、大学院生、研究者、スタートアップの方は、ぜひ blogあっとtinect.jp までご連絡下さい。卒論、修論も歓迎です。ご希望があれば、当ブログでも紹介したいと思います。

【大学探訪記Vol.5】銀幕スターを通じて「戦後の日本人」を解き明かす

【大学探訪記 Vol.4】ベトナムの人材育成を支援したい!と、ベトナムに単身渡る女子大生

【大学探訪記 Vol.3】プロ野球に統計学を適用するとどうなるか?

 

・ブログが本になりました。

 

 

 

(Photo:Luca Moglia)