世の中には「締め切りを守れない人」が、そこそこいる。
コンサルタントをやっていた時はそれを特に強く感じた。
例えば、昔の職場では、プロジェクトのキックオフの時、現状の調査をするため、「調査票」を書いてもらう宿題を出していた。
記入に難しいことはそれほどない。
現状仕事で使っている書類の一覧を出してもらったり、業務フローを書いてもらったり、どのような記録があるのかを調べてもらったりするだけの、シートだ。
標準の納期は2週間なのだが、依頼をするときに、必ず書いてもらう本人に確認をする。
「2週間で大丈夫ですか？」と。
ボリュームとしては２日程度で終わる分量なので、ほぼすべての人が「2週間もあれば大丈夫です」と答える。
私は「では、お願いします」という。
3タイプの人々
調査票の提出は、事務局が取りまとめてくれる時もあったが、たいていのケースでは「できた人から、五月雨式でよいので送ってください」と伝えていた。
そして彼らの提出を待つのだが、大別して3タイプある。
１．3～4日以内に送ってくる人
完璧なものを送ってくる人もいるが、抜け漏れがある状態で送ってくる方もいる。
ただ、だいたい、「この部分の書き方がちょっと不明だったので、注釈を入れています」と、質問付きで送られてくる。
私は、メールまたは電話で修正の指示を出して、再提出をしてもらうが、指示を出せば翌日に修正されたものがすぐに送られてくる。
締め切りにはかなりの割合で、完ぺきなものができている。
彼らは基本的に、前倒して仕事を進める人々だ。
感覚として、全体の3割程度。
２．期限当日～前日に送ってくる人
期限ギリギリに送ってくる人々。
期限いっぱいまで使っているのだから、完成度は高いのか……というと、そうでもない。
実は、彼らの成果品も実は、完ぺきとは程遠い。
なぜなら、彼らは途中で質問をしないからだ。
基本的に彼らは受け身で、締め切りの2日前くらいから取り掛かる。
だから「やっつけ仕事」であるケースも散見される。
仕事の完成度を追及するタイプではなく、
「とりあえず空欄は埋めておいて、なんか言われたら直そう」
という思想の持主で、全体の6割の人がこれにあたる。
３．締め切りを守れない人
そして、締め切りを守れず、期限に遅れる人だ。
彼らはこちらから催促しないと、宿題を提出しない。
私が在籍していた会社は締め切りに非常に厳しく、「締め切りを守れない人」はすぐに干されたし、期限を過ぎた経費の申請も認められなかった。
だから、締め切りを守れない人がいるということを最初、信じられなかったのだが、とにかく、そういう人が世間にはいた。
大体、全体の1割くらいだろうか。
催促をすると、「あー、どうやって書くんでしたっけ？」と、今さら質問される。
どうやら最初の説明を聞いていなかったらしい。
もちろん、彼らはお客さんなので、またやり方を個別に、丁寧に説明する。
説明を分かってくれる人もいるが、その時に「そんなデータありませんよ！」とか話を蒸し返す人もいる。
実際にはそういうデータがあることは、依頼の時に確認をしているので、その時点で「ない」と言うのはおかしいのだが、何とかして責任を回避したいのだろう。
勘弁してくれ、と思いながら、他の人が記入したものを見せると、やっと取り掛かる。
「では、あと3日でお願いします」と言って、待っているのだが、残念ながら、3日過ぎても送ってこない。
また催促をする。
すると、「ここの書き方が分からなかったので」と、また質問が来る。
結局、宿題を仕上げるまでに期限を1週間以上過ぎており、ようやく提出されたものの品質も低い。
がっかりである。
「締め切りを守れない」は、基本的に治らない
実は、調査票の提出を「五月雨式でよい」と言ったのは、メンバーが１．の人なのか、２．なのか。それとも３．なのかを知るためのテストでもある。
１．の人は文句なしに一緒に仕事したい人々だ。
２．の人は、こちらががっちり管理すれば、なんとか戦力になる。
特に、怪しいと思ったら、こまめに様子を聞いて積極的に介入すれば、特に問題はない。
問題は３．だ。
残念ながら、彼らははあてにならない。
「あてにならない」と言うことは、仕事を任せることができず、管理の手間ばかり増えるので、むしろいないほうがマシなのだ。
そして、このような「納期遅れ」が繰り返された場合、プロジェクトリーダーと、その上の社長・役員に話をした。
「その人の参加は必須なのか」と。
そして、場合によってはチームから外してもらうように依頼をしていた。
私は最初、こうした仕打ちを「冷たいかも」と思うこともあった。
一度プロジェクトに入れた人が外されてしまえば、社内に「あいつは外された」という噂が立つだろうからだ。
だから、一生懸命彼らに介入して、「締め切りを守れない」を治そうとしたことがあった。
しかし、ほぼすべての試みが無駄だった。
「社長・役員に伝える」が無駄だったのはもちろん、
「タスク管理をする」 ⇒ 「タスク管理は嫌い」だと言って、タスクが更新されなくなる
「2日おきにこちらから確認する」 ⇒ 「あ、忘れてました」が連発される
「横で一緒にやりましょうか？」 ⇒ 「時間がないんで」と言われる
要するに、「締め切りを守れない」は、基本的に治らない。
そして、彼らもまた、それを治すことをあまり望まない。
治らない以上、プロジェクトから外す、あるいは仕事を与えない、という話だったのだ。
「締め切りを守れない人」をうまく使うには
そして、私は理解した。
こういう人たちは
「作業見積り」
「アイデア出し」
「各所への依頼・交渉」
といった、非定型業務を苦手とする人々であり、そもそも「締め切り」のある仕事を任せるべきではない。
では、どんな仕事を任せるべきか。
うまくいかないケースもあるが、多くの場合、「定型業務」、つまりルーチンワークかつ「都度の指示」で進める仕事を与えたほうが良い。
時間単位で仕事をやり、マニュアル化でき、とにかく作業を「こなす」ことが重要である仕事は、彼らの適性が発揮される領域である。
「どんな記録があるのか調べて」ではなく、「今日はこのキャビネットの中に、何種類の記録があるかを調べて、このシートに記入して」と言えば、彼らはそれをやることができる。
「書類をチェックして」ではなく、「この条件にあてはまる書類を、このフォルダの中から探して」と指示しなければならない。
もちろん、誤解の無いように言っておくが、これは能力が高いか低いか、と言う話ではなく、作業の適性の話である。
逆にプロジェクトのリーダーを張れるような人であっても、定型業務は満足にできない、と言う人もたくさんいる。
こうした適性を無視して仕事を与えるから、職場で干されるなどの不幸な人が出てしまうのだ。
＊
このように、「締め切りを守るかどうか」は、仕事の適性について、思っているよりも多くの情報を与えてくれる。
それは、オフィスワークだけではなく、現代のリモートワークの状況でも、まったく同じである。
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(2021/7/7更新）
【著者プロフィール】
安達裕哉
元Deloitteコンサルタント／現ビジネスメディアBooks&Apps管理人／オウンドメディア支援のティネクト創業者／ 能力、企業、組織、マーケティング、マネジメント、生産性、知識労働、格差について。
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