指示の出し方が悪い人」が、いる。

 

例えばこんな具合だ。

「安達さん、web制作会社からあがってきたページの確認をしておいて!」

そんな指示が上司から飛んだとする。

 

実際にそれを体験してみると、この指示が「良い指示」だと思うビジネスパーソンは、ほとんどいないだろう。

なぜならば、

 

1.「あがってきた」とは何か。メールで届いたものか。メッセンジャーで来たものか。他にもあるのか。何が全てか。

2.「ページ」とは何か。webページのことか、または別の形式・フォーマットを指すのか。

3.「確認」とは何か。何を基準とするのか。どうすれば作業終了となるのか。

 

など、作業を進めようとすればするほど、次々に疑問が湧くからだ。

 

酷いときには、よくわからない書類をぽんと渡されたり、謎のメールを転送されて

「これやっといて」

などという指示をする人もいる。

 

要するにこれらはすべて、「手抜き指示」だ。

こういう指示を出す人の仕事は、本当に面倒くさい。

 

作業をするための準備や条件設定をこちらに丸投げしているので、「手戻り」が発生したり「確認」だけでエラい時間を取られたりする。

 

しかし、往々にして、このような指示を出してしまっているのは、上司や先輩なので、

「何言ってるのか全くわからないので、指示をもっと明確にしてもらえますか?」

と言おうものなら、ヘタをすると

「察しが悪い」とか

「質問しろよ」とか

「気が利かない」など、

ボコボコにされかねないのが実情である。

 

こうして「クソ指示」に耐えて頑張る人が、今日も量産されてしまう。

 

「指示の出し方が悪い人」はどこがダメなのか

しかし、「指示の出し方が悪い人」は、一体、どこがダメなのだろうか。

 

その大きな理由が、先に例示したように、

「言葉を選んでいない」

「前提を伝えない」

「言語化が足りない」

ということである。

 

上の「確認して」という言葉は、少し考えると、大変な曖昧さを含んだ言葉であることがわかる。

例えば、

・てにをはチェック程度でいいのか。

・文字通り「読んで確認」するだけ(何もしない)でいいのか。

・内容を要約して上司に報告してほしいのか

・このページを合格として検収するのか

これらの解釈が全てありえる。

 

気の利く人に頼んだら、適切に依頼者への確認を入れるだろう。

「客商売」であれば、客の手抜きに対応するのもやむなしだ。

 

しかし、社内であれば殆どの場合は「何言ってるのか全くわからん」ということで、仕事を放置されても文句を言えない

 

なお、AIは人間と同じように困るのか?と思い、試しにChatGPTに、あえて適当に、あるwebページの「確認」を頼んだところ

 

ChatGPTは「確認」=「要約」を選択した。

 

「要約なんて頼んでないよ」と返すと、「こんな記事でした」と「認識」だけをするようになった。

 

ChatGPTになぜ「確認とはなにか」を聞かないのか、と言うと、ようやく意味を尋ねるようになった。

 

「できる人間」と異なり、ChatGPTはまだ、明示的に「こういう確認をせよ」と言わないと、向こうから確認をしてこない。

これは、ChatGPTの利用者に対して「質問してきてウザいな」と思われないように、あえて質問の能力を封じているとも聞いた。

 

が、ウザかろうがなんだろうが、正確な仕事ができないほうが、かえって面倒なことになる場合は多い。

だから、指示を出すときは、「曖昧さがあると感じたら、質問して」と言わなくてはいけないし、相手に負担をかけたくない場合には、出来るかぎり指示を出す前に言語化を試みるべきだ。

 

なお、ChatGPTに「曖昧な点があったら確認せよ」と付記して指示を出してみたら

 

全く質問をせず、また要約を始めてしまった。

これはダメだ。全く役に立たない。

 

こういう反応を見ると、仕事を指示する時の範囲の定義については「気の利く人間のほうがまだ優れている」。

が、気の利かない人間であれば「ChatGPTでも代替できる」と言われてしまうかもしれない。

 

なお、「読みやすさについて批評をせよ」と、もっと明確な指示を出した場合、ChatGPTは素晴らしい能力を発揮する。

「読みやすく、複雑なコンセプトをわかりやすく説明できている」という評価だ。

 

更に突っ込んで、「どのような基準でそう言っているのか」と聞くと、よどみなく回答する。

これは、速さと質という点で、人間に比べても優れていると言っても過言ではない。

 

 

「指示」はどのようにあるべきか

ただ、間違いなく人間に指示をするにしても、ChatGPTに指示をするにしても、「優れた指示」は「優れた結果」を生み出すと言える。

では、優れた指示とはどのようなものか。

 

私見だが、これについては良い文献がある。

小学校の先生向けに書かれているのだが、実際には相手が誰であっても、これが正解だろう。

「指示がヘタ」という自覚がある人、あるいは「ChatGPTにうまく指示できない」という人にも、おすすめだ。

 

この本にある、具体的な指示の骨子は以下の通り。

1.一つの指示で、一つの行動をさせる

2.端的に、具体的に

3.行動の終わりまでを示す

4.指示が伝わっているか確認する

5.指示の前に準備をする(指示の順序、指示の予告、指示の言語化)

6.指示を与えたあとは質問させる

7.指示を与えた結果を評価する

 

これらは、指示に関してはほぼ完璧なマニュアルと言える。

 

なお、「慣れてきたら」一つの指示で、複数の行動を入れたり、言語化を省略しても構わない、と著者は述べている。

相手の練度によって変える、というのも良いアドバイスだ。

 

なお、ChatGPTに指示をするときには、特に1.は重要で、複数の指示をいっぺんに与えてしまうと、回答のクオリティが落ちる。

また、指示を出すときに「具体的には◯◯のように」など、ほしい結果のイメージを合わせて伝えると、回答のクオリティが上がる。

 

人に指示をするにせよ、AIに指示をするにせよ、

相手の能力に甘えず、指示の能力を鍛えておくことは役に立つ。

 

 

「AIとのつきあいかた」について後日セミナーを実施します

 

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(2024/2/8更新)

 

 

【著者プロフィール】

安達裕哉

元Deloitteコンサルタント/現ビジネスメディアBooks&Apps管理人/オウンドメディア支援のティネクト創業者/ 能力、企業、組織、マーケティング、マネジメント、生産性、知識労働、格差について。

◯Twitter:安達裕哉

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◯有料noteでメディア運営・ライティングノウハウ発信中(webライターとメディア運営者の実践的教科書

 

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