3421325478_af5ed8b942_z仕事柄、私はマニュアルを作成することが非常に多かった。顧客のマニュアルから、自社のマニュアルまで、数々の業務について幅広くマニュアルを作った。

その中でも比較的どの会社でも作られているのが「報告ルール」である。報告は重要な仕事の一つであるため、殆どの会社は自発的な報告だけに任せず、何かしらの報告ルールを持つ。

 

だが、報告ルールを作るのは意外に難しい。思っていた粒度で上がってこなかったり、知りたいとことが報告されなかったりするケースが多く、ルール作りで苦労している会社が多いようだ。

 

 

例として、あるプロジェクトを想定する。これからチームの進捗報告ルールを作ると仮定しよう。

この中で「自分の作業の状況を、毎週報告する」というルールをレベル別に表すと以下のようになる。

 

 

レベル1.

自分の作業の状況を、毎週報告せよ

恐らく最初の1カ月から3カ月しか守られない。守られたとして報告の粒度はバラバラで、質が低いことが多い。ただしメンバーが全員優秀である場合は、これでも十分回る。

 

レベル2.

遅れを発見し、それに対する対策を早めに取るため、自分の作業の状況を、毎週報告せよ

ルールの目的を伝えることで、報告の質はレベル1.よりも上がる。ただし、粒度は各人でそれほど変化がない。

 

レベル3.

自分の作業の状況を、遅れを発見するために以下の項目に従って毎週報告せよ。

・項目1 進捗状況

・項目2 想定されるリスク

・項目3 リスクへの対策

・項目4 リーダーへの依頼事項

・項目5 備考

項目を指定し、場合によっては報告のフォーマットを指定することで、格段に報告の質が向上する。この辺りから「しっかりとしたルール感」が出る。ちょっとしたプロジェクトでも、この辺りまでは決めているだろう。

 

レベル4.

自分の作業の状況を、遅れを発見するために「この項目、および基準に従って」毎週報告せよ。

・項目1 進捗状況 (進捗の計測基準は以下のように行う…)

・項目2 想定されるリスク (リスクの定義は以下のとおり…)

・項目3 リスクへの対策 (対策には以下の条件を含めること…)

・項目4 リーダーへの依頼事項 (依頼事項は以下の条件をみたすこと…)

・項目5. 備考

項目だけではなく、項目の定義と基準を明確に定めることで、報告の質を相当程度まで上げることができる。基準を定めることで、報告を受けるリーダーや上司も、的確な判断がやりやすくなる。

 

レベル5.

レベル4.までの内容に追加して、「このような報告はしてはいけない」という事例を基準に盛り込む

・進捗の計測は、「現在までに終わっている作業」に限定し、「今手を付けている作業」は含めない。

・想定されるリスクに、対策済みのリスクは挙げない。

など

いわゆる「悪い例」を挙げることで、報告の精度をさらに高めることができる。「良い例」は事例が少ないが、「悪い例」はルールを導入してしばらく経つと数多く集まってくるので、「悪い例」を盛り込んでいくことは重要な作業である。

 

レベル6.

レベル5.までの内容に追加して、「周知の方法」、「ルールの改定の方法」を定める。

・これらのルールは、チームメンバーがプロジェクトに参加した都度、最初にリーダーから説明がなされる。

・1ヶ月に1回、進捗報告会議の中で報告ルールの改善について議題にする。リーダーの承認をうけ、ルールが改定される。改定されたルールは1週間以内にリーダー、もしくは指名を受けた代理人がメンバーに周知する。

など

いかに優れたルールを作っても、周知をしなければ守られないし、またいずれルールは陳腐化する。したがって、ルールには周知と改定というメタルールを定めなくてはならない。

10名を超えるプロジェクトや、人の入れ替わりが頻繁にあるプロジェクトでは、こう言ったメタルールが必要となってくる。

 

レベル7.

レベル6.までの内容に追加して、「インセンティブ、および罰則」を定める。

・報告の遵守率、および違反率は半期毎の人事評価ミーティングにおいて参考情報となる。

など

重要なルールとして、究極までルールの遵守率を高めるのであれば、インセンティブや罰則を定める必要がある。「何も罰則まで…」という場合もあるが、これらのルールが有るかどうかは、遵守率に大きく影響がある。

ただし、罰則については士気の低下を招く場合があるので、ルールの重要度とのバランスを考慮しなければならない。

 

 

もちろん、あらゆるプロジェクトでレベル7.まで行う必要は全くない。報告の重要性や頻度、メンバーの人数や能力に従って使い分けていただければ幸いである。

 

 

 

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(Photo:Luca Moglia)