先日、ある社内会議に外部協力者として参加した時のこと。
8名ほどの参加者にたいして、議長が「意見はありませんか？」と聞いた。
彼らのうち、3名は意見を述べたが、残りの5名は何も言わなかった。「本当になにもないのですか？」と議長が念押ししても、
「ありません」
というばかりだった。
会議はその後、つつがなく終わったが、議長は先の意見を述べなかった5名に、
「来週からこの会議には出席しなくて良い。」と告げた。
その5名は
「今日はたまたま意見を言えなかっただけです」
「情報を共有したいので、出席します」
というのだが、議長は「議事録は後から送ってあげるから」と言って、取り合わなかった。
議長に後で話を聴くと、「「最近無駄な会議が多い」という課題があり、会議を絞り込んでいる最中です。」という。
「大体、会議に来てぼーっとしている人や、内職をしている人に、会議に出て貰う必要はないですよね。」
「確かにそうですね。」と私が相槌を打つと、
「多分、彼らも「会議になんて出たくない」と思っていたでしょう。だから、両者にとっていいんです。こう言うところから変えていかないと、生産性は向上しないですから。」
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余談だが、「集団を賢くするのは何か」を明らかにするため、MITのアレックス・ペントランドは、数百の小グループを対象に、IQテストを行うなどして、「集団的知性」を検証した。＊1
賢い集団と、愚かな集団にどのような違いがあるのか？組織の中で働くことの多い我々にとって、興味が尽きない分野だろう。
そして、この実験結果は意外なものだった。
実験によれば、会社で経営者が気にしているような要素、
・団結力
・モチベーション
・満足度
などについては、統計学的に有意な効果はなかった。
集団の知性を予測するのに最も役立つ要素は、「会話の参加者が平等に発言しているか」だった。
少数の人物が会話を支配しているグループは、皆が発言しているグループよりも集団的知性が低かった。
その次に重要な要素は、グループの構成員の社会的知性、すなわち相手の声のトーンやゼスチャーで相手の考えを察するなどの「雰囲気を読み取る能力」だった。
＊1
つまり、会議の生産性を高めたかったら、
1.発言しない人
2.発言しすぎる人
3.空気の読めない人
を会議に参加させてはならない。これは科学的検証に基づいた事実である。
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コンサルタントという仕事についていた時は「会議での発言を観察すること」は、その人の実力を測る上でとても重要であった。
議事録をレビューし、以下のような行動を繰り返す人物は、会議から遠ざけたり、外すことを推奨したこともある。
・すぐにマウントを取ろうとする人物
・人の話をぶった切る人物
・アイデアを出さない人物
・自分の意見を述べない人物
上の要件に当てはまる人物は、いくら個人として有能であっても、「集団的知性」を低下させるため、個人で活動させたほうが良い。そう結論づけたのだ。
会議とは、個人のパフォーマンスを見せつける場ではない。個人を遥かに超えるパフォーマンスを出すために「集団で考える場」なのだ。そのルールを理解しない人物に、会議に参加する資格はない。
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