生産性の向上というテーマは、概念や理論を言うのは簡単だが、実際の現場では「具体的にどうするか」に知恵を絞らなくてはならない。

「総論賛成、各論反対」が生産性向上のための施策であり、結局は生活や仕事の中で細かな改善を積み重ねることで、結果が出るものだ。

 

個人的にもこのテーマは興味の対象であり、個人的に色々と試してみた。

 

1.スマートフォンからゲームを全て削除

スマートフォンのゲームはかなり良く出来ていて、端末に入っているとつい遊んでしまうので、全てアンインストールする。

効果:◎ ゲームの時間を読書や仕事に充てることが出来た

 

2.テレビは録画したものを倍速で見る

テレビ番組は質の高いものも多い。だが、拘束時間が長いので、できるだけそれを短くしたいと考え、倍速で見ることにした。

効果:◎ 拘束時間を半分にでき、更に録画されたものしか見ないので、テレビのだらだら見も防げた

 

3.資料の保管場所は1箇所にまとめる

紙媒体でも、デジタル媒体でも「ここを探してなければどこにもない」という状態を作りたかった。

効果:◎ 資料探しの時間は劇的に減った。紙はキングジムファイル、デジタルデータはDropboxに集約することで、資料探しの手間は無くなる。

デジタルデータのほうが検索性が高いので、後日スキャナを購入して、最終的にはデジタルデータのみにした。

 

4.できうる限り電子マネーと、クレジットカードを使う

銀行に現金を下ろしに行く手間と、財布を取り出す手間が省ける。

効果:◯ 地味だが、銀行手数料などの節約にもなる。また、財布を持ち歩く必要がなくなり、身軽に。使いすぎに注意。

 

5.電子書籍(Kindle)を使う

本が仕事に不可欠なため大量に買うが、置き場所の問題、持ち運ぶ手間の問題など、紙媒体は不便であった。

効果:◯ すぐに見ることができ、どこでも読みなおすことができて非常に便利。飽きたら次の本にすぐに移れるところも良い。

ただし「何気なく手にとって読み返す」がなくなるので、デメリットもある。

 

6.物の置き場を定める

整理整頓に頭を使いたくなかった。ハサミ、ホチキス、ペン、印鑑、カード類、カギなど、全て置き場所を決めることで効率化できる

効果:△ モノの定位置が決まっていると、整理が早い。また、不要なものを捨てることもラクにできる。

 

8.会社の近くに住む

通勤は精神力を消耗するので、嫌だった。

効果:◎ 通勤時間を減らすことは究極のライフハックの一つだと思う。劇的に生活が楽になった。特に若い時はお金よりも時間を取ったほうが良いと思う。

 

9.メーラはinboxを使う

メールがフォルダに溜まって嫌だった。迷惑メールや未読メールを簡単に処理したかった。

効果:◎ 振り分け機能が秀逸すぎる。迷惑メールやお知らせを勝手に振分得けてくれるので、
メールを見る手間が半分になる。

 

10.メモアプリをつかう

アイデアが湧いた時にすぐ捕まえられるよう、手帳ではなくメモアプリ(メモ帳、Evernote、Onenoteなど)にメモをするようにした。

効果:△ 紙よりかなり良い。手元で取り出してすぐに書いて、後でキーワードで検索できるからだ。ただし、図形が書けないので、図が必要なときは手帳に書いて、後でスキャンする。

 

11.予定表はスマートフォン一本にする

昔は手帳とスマートフォンを併用していたが、お互いの同期のための転記が面倒なので一本化した。

効果:◯ 個人的には手書きの手帳よりも、スマートフォンのほうが書くのがラクだったので効果があった。スマートフォンが楽なのは、繰り返し予定(定例会など)の登録、予定の変更などが圧倒的に楽なことだ。

 

12.人材データベースを作る

会った人がどのような人だったか、忘れてしまうので、名刺にメモを書いていた。だが、名刺情報は検索性が低いので、スキャナを購入し、名刺をスキャンしてメモ書きをするようにした。

効果:△ スキャンが面倒。あとはOK。

 

13.仮眠する

眠気と闘いながら仕事をするのは、本当に時間の無駄だった。

効果:◎ 仮眠すると、仕事の能率がかなり上がる。ちょっとでも眠い時はトイレ、廊下、階段などで10分でも寝ると良い。

 

14.ファイル名に日付とバージョン番号を入れる。

書類は、日付とバージョンの管理がかなり重要。

効果:◯ 古い書類と新しい書類の区別で困ることは現在はほぼ無い。gitを使っている人は当たり前だと感じるだろう。

 

15.仕事のマニュアル化、テンプレ化

簡単なマニュアルとテンプレートで効率上げる。考えるのが嫌なので、3回同じ業務が繰り返されそうなものは、すぐにマニュアルを作ってしまうことにしている。

効果:◎ 今までに作ったものは経費精算、確定申告、会議、ブログの更新、数種類のリサーチ業務、数種類のコンサルティング業務、セミナー運営、資料作成、面接、取材、タスクリストの管理、スケジュールの管理など。

いずれも生産性向上に大きな寄与をしてくれた。

 

16.webページクリッピングツールの導入

「あの情報が乗っていたページ、なんだっけ?」が嫌だったので、webページのクリッピングツールを多用している。色々使ってみて、結局Evernoteが優れているので、現在はそれを使っている。

効果:◯ 検索し直す手間が省ける。

 

17.「ながら」

なんとなく、はみがきしながら、フロに入りながら、テレビ見ながらは、何かができそうな気がした。

効果:△ 読書の時間が1日30分程度は増えるだろう。

 

18.Googleマップに星をつけておく。

Googleマップには、下の画像のように特定の施設にお気に入りの星を付ける機能がある。特に飲食店は接待や会合などでよく調べるので、一度行ってよかった店はスターを付けておくと後で一覧できる。

Google マップ

効果:◯ 店探しに時間を使わなくて済むようになった。「行ってみたいところ」にも星をつけておけば、急にその機会が訪れた時、Googleマップをひらくだけで目当ての店がわかる。

 

19.休日にこそ早起き

気持ちいいし、混雑する前に早く行くとよいと思った。

効果:△ 早起きは三文の得というが、1万円の得くらいはあるのではないだろうか。

 

20.場所を変える

今ひとつ乗らない時、場所を変えると劇的に集中力が上がる事を発見した。

効果:◯ 要するに、自分を責めずに環境を変えるだけで良いのだ、という発見だった。

 

21.タスクリストを使う

仕事が増えてくると、いちいちとりかかる仕事を覚えてられないので導入。機械的に次の仕事がわかると、めちゃめちゃ捗る。

効果:◎ 現在ではタスクリスト無しでの仕事は考えられない。優先度を勝手に教えてくれるので、集中力も向上する。

 

23.SNSやメールなどの通知は切る。プッシュ通知は敵。

通知されるとそちらが気になって、集中力が下がる。

効果:◯ 性格的なものかも知れないが、急かされるとやる気が無くなる私は、「通知を切る」ということで対抗しただけなのかもしれない。

 

24.食事はお腹一杯食べない

お腹いっぱい食べると、その後の時間が無駄になる。

効果:◎ 腹八分とはよく言ったものだ。

 

25.昼食は一人で

社内人脈を作るためにランチを利用するのは良いが、どうしても時間をとられるので、程々にした。

効果:△ 昼休みは仮眠をとる貴重な機会なので、ランチの後のおしゃべりを切り上げることも重要。

 

26.服はローテーションを決める

スティーブ・ジョブスがいつも同じ格好なのは、服を選ぶ手間を省くため、という何かの記事を読んで試してみた。

効果:△ 些細ではあるが、5分長く寝ていられる。

 

27.つまらない本は最後まで読まない

本を無理して最後まで読むのは時間の無駄。

効果:△ 面白い本しか読まなくていい、と言うのは真理だと思う。

 

28.並ばない

並ぶ時間が勿体無い、と思うのは私だけだろうか。とくに昼食時など。休日の項目にもあるが、行動の時間をずらすことがもっともよいと思う。

効果:△ 並ぶのが好きな人もいるので、人によるだろう。

 

 

なお、今後の課題は、アイデア出しの効率化と、推敲の効率化。この二つはあまりよい方法が見つかっていない。

 

 

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Stephanie Asher