4453018910_613ea8d637_z仕事においては出世するたびに複数の仕事を同時並行でこなす「マルチタスク」が求められるようになる。だが、マルチタスクを確実に行うのは難しい。

そのため、以前マルチタスクのやり方についての記事を書いた。

マルチタスクをきっちりこなすための10個のルール

 

しかし、この記事を読んだ方から先日「もうすこし、簡単にやる方法はないですか」というご意見を頂いた。

同じような感想を持たれる方も多かったようで

「タスク化が面倒」

「仕事を書き出すことを忘れる」

「いちいちタスクツールを見ない」

といったコメントも頂いた。

 

実際、前職にいる時から「几帳面な人はマルチタスクができるが、ずぼらな人はどうするのか」は大きな課題であった。やらなければならない事を確実にタスク管理ツールに入力すれば良いのだが、それができない、というわけである。

 

そこで、「もうすこし楽にマルチタスクをこなす方法」が無いだろうか?ということでやり方を工夫した。

私は、最近ではこちらのやりかたを初心者にはおすすめしている。専用のタスク管理ツールをつかうやり方に挫折してしまう方は、こちらのほうが良いかもしれない。

以下にそれをご紹介する。

 

 

必要なのは、

1.カレンダーアプリ(Googleカレンダーなどが、スマートフォンから使いやすい)

2.メールアプリ(Inbox by Gmail 限定)

のみである。

 

 

運用方法

1.やらなければならない仕事は通常であれば下のようにタスク管理ツールに入れる。

Toodledo Your To Do List

しかし、予定が発生する都度タスク管理ツールを開くのは面倒である。そこで簡易的なやり方では「カレンダー」に予定として入れる。

さらに、カレンダーのタイトルを以下のようにしてしまえば、タスクにする必要はなくなる。

Google カレンダー

この方法が優れているのは、「先に時間を取る」ということだ。大体において仕事の遅れは時間を確保していないことに起因する。

「タスクばかり増えて、一向に消化できない」という状況を避けるためにも、先にタスクの時間を確保することは有効である。

したがって、他の予定も入れていくと、最終的には会議やアポイントなどと一人で行う仕事が混在するようになる。

Google カレンダーの週

これを実施するだけで、キャパシティをコントロールできる。カレンダーが埋まってしまったら、「オーバーキャパシティ」ということだ。目に見えるキャパシティコントロールは非常に分かりやすい。

「先送り」してしまった仕事は、Googleカレンダーであれば、ドラッグ&ドロップで別の日程に移し替えれば良い。また、ルーティンワークも「カレンダーの繰り返し機能」を使うことでスケジューリングを自動化できる。

また、割り込みが入ってもカレンダーのつまり具合を見て、請けられそうか、それとも納期の交渉が必要そうかどうかをすぐに判断可能だ。

 

 

2.ちょっとした問い合わせへの返信など、カレンダーに入れるにも及ばない細かいタスクは「inbox by Gmail」で管理する。

このソフトの優れたところは、「メール=タスク」となっているところだ。まずは、使い方を見て欲しい。 (1:43)

送られてきたメールが、勝手にカテゴリ分けされ、そのままタスクとなっている。いちいちタスク管理ツールに内容を転記する必要がない。

したがって、メールが残っていれば「未完了」のタスクであり、スマートフォンでは動画のようにスワイプするだけでタスクを「完了」させることができる。また、PCではメールの右端のチェックマークをクリックすれば、そのまま左の「完了」というフォルダに格納される。


タスク管理ツールにわざわざタスクを書き込まなくても、メールに書いてさえあればタスク管理をすることができる優れモノのツールである。

 

また、Inboxにはスヌーズ機能があり、メールの右端の時計マークをクリックすれば一時的にメールを見えないようにしておくことができ、時間を指定して再表示させることができる。

やるべきことが多すぎると気が散るので、今日やる仕事以外は全て消してしまい、指定日に自動で表示させることもできる。

 

なお、会社などで利用できるメーラーが制限されているときは残念ながらこの方法は使えないが、Gmailは場合によっては会社のメールを受信できるため、以下のリンクを参考にして、設定が可能ならやってみてもよい。

いつでもどこからでもGmailで会社のメールにアクセスしよう(3)(マイナビニュース)

Inboxからは、この設定ができないため、Gmailで設定を行ってからInboxを利用すれば問題ない。

 

 

これで「カレンダー」と「メーラー」だけでマルチタスクに十分対応可能である。簡単に生産性を向上させることができるので、是非お試いただければと思う。

 

 

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(2024/1/22更新)

 

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(Photo:Ryan Ritchie)